Как излагать свои мысли в e-mail переписках более эффективно

Поговорим сегодня о том, как продакт-менеджеру эффективно излагать свои мысли и решения в письмах инвесторам, СЕО, команде продукта и её участникам.

Когда вы кому-то пишете письмо, ваша главная цель – донести до читающего свою мысль и, в некоторых случаях, получить от него ответ. Соответственно, задача автора письма сделать так, чтобы оно было простым, понятным и... подталкивающим читающего принять нужное ВАМ решение (если таковое требуется).

Секрет написания хорошего заключается в том, чтобы он был простым, коротким и конкретным.

Рекомендуется придерживаться следующей структуры письма:

1. Начать с основного момента.
2. И далее привести не более трех аргументов/доводов.

Не тяните резину и не делайте долгих вступлений, а сразу начните с основного момента. Просто потому, что те, кому адресовано письмо тоже работают и тратят свои силы и время на его чтение. И если первый абзац будет долгим и непонятным, вовлечение читателя сильно упадёт, ну а с низким engagment rate вы сами знаете, что больших KPI не достигнешь.

Более того, излагая основной вопрос заранее, вы показываете собеседнику, что уверены в себе, вопросе и далее в своих аргументах.

После изложения основного момента, приведите не более трех аргументов или доводов в защиту вашей позиции. Почему три? Потому что большинство читателей не любят запоминать более трех вещей.

Если им придется прочитать длинный список аргументов, они либо отключатся, либо начнут думать, что им усиленно впаривают дичь (Федя, дичь!). Хуже того, получателям может показаться, что вы вообще не знаете, какие аргументы являются наиболее важными (и являются ли таковыми).

Пишите под целевую аудиторию. Подумайте над тем, кто прочитает ваше письмо и поставьте себя на место этого человека. Постарайтесь понять, что волнует этого человека, что он уже знает и что хочет узнать.

Например, инвестор менее всего заинтересован в деталях технической разработки продукта и наличие такой информации в вашем письме будет только размывать его информационную ценность. Равно как и вашему СТО, скорее всего, будет не интересно читать про продуктовую воронку и конверсии.

Цените время и внимание окружающих и концентрируйте их на правильных и интересных для них вещах.

Сделайте ваше письмо структурированным. Еще раз – заголовки, абзацы, списки, bold и форматирование текста письма должны позволить его читателям быстро "просканировать" ваш документ, чтобы легко понять: а) в чем суть вопроса; б) ваши основные аргументы.

Также, уверен, что все уже взяли за привычку записывать тему внешних писем в формате: Единорог / Подключение к API

С названием вашего продукта в теме письма, получателем ваших писем будет проще ориентироваться в почтовом ящике (да и бренд перед глазами сильнее в сознании закрепляется).

Во внутренних переписках название продукта часто заменяют на внутренний отдел или операционное направление бизнеса, например: Маркетинг / Итоги SMM 1 полугодие 20 мая 2020

Указывайте в теме даты и ключевые слова. Пишите их так, чтобы по ним было легко искать переписку, это сэкономит кучу времени и сил в будущем.

Удалите слова, которые вводят неопределенность. Не заставляйте своих читателей угадывать, что вы пытаетесь им сообщить.

Вот пример: Пользовательская база нашего продукта значительно выросла за последний месяц. Это утверждение вызывает много вопросов: «Сколько пользователей было добавлено?» «С каких пор и когда это случилось?». Зачем ждать эти вопросы, когда на них сразу можно ответить.

Вот гораздо лучшее предложение: С 1 апреля по 30 апреля наш продукт вырос со 100 до 120 ежедневно активных пользователей (+20%).

Как видите, последнее предложение звучит более уверенно и конкретно, чем первое. Старайтесь чувствовать собеседника, внушайте ему уверенность в ваших словах, предугадывая его вопросы, на которые у вас есть ответ.

Используйте активный голос. Да, даже текстом можно передавать тональность и характер повествования. Активный голос в переписке звучит как более прямой и уверенный, чем пассивный.

Например, напишите «Мы будем увеличивать пользователей на ___» вместо «Ряд улучшений поможет нам увеличить количество пользователей».

Не будьте политиком – вам и команде нужна конкретика и действия, а не общие громкие заявления (их оставьте для СЕО).

Не используйте сложные слова. Старайтесь не борщить со сложными словами, профессиональный слэнгом, англицизмами или обилием аббревиатур. Не все получатели таких писем могут их понимать, что снова может вызвать ненужное непонимание и лишние вопросы.

Если использование аббревиатуры необходимо, то хорошим тоном считается раскрыть и объяснить в письме, что она означает или из чего складывается и как считается, если это продуктовая метрика.

Ответьте на самые распространенные вопросы в конце письма. Как резюме, запишите в конце письма вопросы, которые могут возникнуть после его прочтения, и дайте на них свои ответы (пусть даже они будут дублировать текст письма).

Это поможет получателю: а) лучше понять и усовить содержание письма; б) избавит его от сомнений, вызванных вопросам, на которые вы... уже дали ответы.

И да, психологически, ответ на вопрос, который еще не задали, но на него уже ответили, более легко принимается вопрошающим как истина.

Вычитывайте и редактируйте. Просмотрите и отредактируйте своё письмо, чтобы исправить грамматику и упростить абзацы.

Хороший способ проверить читаемость письма – просто прочитать его вслух. Если чувствуете, что в какой-то части повествования запинаетесь, то стоит переписать эту часть до более простой формулировки и прочитать его заново.

Как видите, ничего сложного. Помните, что написание любого текста в любой его форме заставляет вас и ваш мозг заново проговаривать и продумывать информацию. А упорядочивая и структурируя её, вы избавляетесь от лишнего, оставляя только действительно полезное для вас и вашего продукта.